Co je součástí krizového plánu?

Pohotovostní plán je strategie zálohování týmu nebo organizace. Měl by podrobně popisovat, co byste měli dělat, pokud vás z rutiny vyřadí neočekávané události – například pokud ztratíte klíčového klienta nebo pokud váš software nefunguje déle než tři hodiny. Získejte podrobné pokyny, jak vytvořit efektivní plán pro nepředvídané události, aby váš tým mohl snáze vrátit věci do starých kolejí, když nastanou neočekávané události.

Nikdo nechce, aby hlavní plán selhal. Ale mít dobře vyvinutý plán B je nejlepší způsob, jak být připraven na každou situaci. Pokud máte komplexní plán zálohování, můžete efektivně reagovat na neočekávané události a vrátit se k běžnému provozu v co nejkratším čase.

Pohotovostní plán je soubor preventivních opatření, jak se vyrovnat s negativním vývojem a zajistit kontinuitu podnikání. V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit takový plán a strategie obnovy formulářů, aby vaše společnost fungovala hladce.

Co je to pohotovostní plán?

Obchodní pohotovostní plán je strategie, která definuje, jak bude vaše organizace reagovat na důležité nebo kritické okolnosti, které významně ovlivňují její provoz. Při správném přístupu takový plán sníží rizika a pomůže společnosti vrátit se co nejdříve do běžného provozu.

Pravděpodobně jste slyšeli o plánech pro katastrofy – podniky a vlády obvykle vytvářejí plány pro katastrofy, aby se vypořádaly s mimořádnými událostmi, jako jsou povodně, zemětřesení a hurikány.

Nouzové plány jsou stejně důležité pro podnikatelská rizika. Můžete například formulovat plán opatření, která mají být přijata v případě fúze vašich hlavních konkurentů nebo ztráty vašeho klíčového klienta. Podobný plán lze vytvořit pro méně významné události, které budou mít stále významný dopad na podnikání – například co dělat, když software, který používáte k řízení vašeho podnikání, není k dispozici déle než tři hodiny.

Rozdíl mezi plánem pro nepředvídané události a plánem řízení rizik projektu

Řízení rizik projektu je proces identifikace, sledování a řízení rizik na úrovni projektu. Rizika projektu byste měli začít řídit již ve fázi plánování, abyste na ně byli dobře připraveni. V rámci této práce je nutné vytvořit registr rizik, ve kterém budou případná rizika evidována a sledována. Pokud dojde k riziku, přivoláním registru rizik na pomoc bude možné provést potřebné práce k jeho odstranění.

Pohotovostní plán společnosti je podobný plánu řízení rizik projektu v tom, že také pomáhá identifikovat a řešit rizika. Takový plán však musí řešit rizika, která ovlivňují více projektů nebo dokonce různá oddělení. Pro vytvoření takového plánu je nutné identifikovat rizika, která ohrožují celý podnik a připravit se na ně.

Osm kroků pro nouzové plánování

Pohotovostní plány lze vytvářet na různých úrovních organizace. Například vedoucí týmu může vytvořit takový plán pro svůj tým nebo oddělení. Vedení společnosti musí připravit krizové plány pro situace, které by mohly ovlivnit celou organizaci.

Při vytváření krizového plánu nezapomeňte posoudit pravděpodobnost výskytu a závažnost každé hrozby. Poté, jakmile bude plán (nebo plány) připraven, dohodněte se na něm se svým manažerem nebo vedoucím oddělení. To znamená, že pokud dojde k negativní události, váš tým bude moci okamžitě začít eliminovat hrozbu, aniž by čekal na schválení nezbytných akcí shora.

1. Udělejte si seznam rizik

Aby bylo možné rizika eliminovat, je třeba je nejprve identifikovat. Začněte přípravou seznamu všech možných hrozeb pro vaši společnost. Nezapomeňte: Existují různé úrovně pohotovostního plánování – tuto práci lze provádět na úrovni celé společnosti, divize nebo programu. Plány, které vytvoříte, musí být úměrné rizikům, za která jste odpovědní.

Příprava krizového plánu vyžaduje značné úsilí, proto se zapojte do brainstormingu se zúčastněnými stranami, abyste identifikovali a prodiskutovali možná rizika. Pokud si nejste jisti, koho do této konverzace zahrnout, vytvořte mapu analýzy zainteresovaných stran, která vám pomůže identifikovat ty správné lidi.

2. Zvažte rizika z hlediska závažnosti dopadu a pravděpodobnosti výskytu

Není potřeba vytvářet akční plán pro každé identifikované riziko. Jakmile nastíníte rizika a potenciální hrozby, spolupracujte se svými zúčastněnými stranami a určete potenciální dopad každého z nich.

Každé riziko je třeba posuzovat podle dvou parametrů: podle závažnosti následků, pokud k němu dojde, a podle pravděpodobnosti výskytu hrozby. Ve fázi hodnocení rizik přiřaďte každému riziku závažnost a pravděpodobnost – doporučuje se používat hodnocení „Vysoké“, „Střední“ a „Nízké“.

3. Identifikujte nejvýznamnější rizika

Poté, co se dohodnete na závažnosti a pravděpodobnosti každé hrozby, spolupracujte se svými zúčastněnými stranami, abyste se rozhodli, na kterou z nich se zaměřit. Pravděpodobně byste například měli připravit akční plán pro rizika, která jsou vysoce závažná a vysoce pravděpodobná, že se vyskytnou, zatímco hrozby s nízkou závažností a pravděpodobný výskyt mohou být přehlédnuty.

Spolu se svými zainteresovanými stranami budete muset určit, kde leží hranice. Například, co dělat s ne nejstrašnějšími hrozbami, jejichž pravděpodobnost je velmi vysoká? A naopak – co dělat s velmi vážnými riziky, jejichž šance jsou extrémně nízké?

Zde je příklad toho, jak se mohou odehrávat různé typy rizikových situací, a také možný pohotovostní plán pro váš tým:

• Vysoká závažnost a vysoká pravděpodobnost nebo střední závažnost a vysoká pravděpodobnost. Vytvářejte komplexní akční plány pro případ, že tato rizika nastanou. Ujistěte se, že máte připravený pečlivě navržený plán odezvy ke zmírnění následků takových hrozeb, abyste mohli co nejrychleji obnovit normální obchodní operace.
• Vysoká závažnost a střední pravděpodobnost. Vypracujte akční plány i pro tato rizika. Přestože je méně pravděpodobné, že se vyskytnou, mohou mít významný dopad na provoz společnosti. Preventivní plánování pro nejhorší možné scénáře vám pomůže rychleji reagovat na nepředvídané okolnosti.
• Vysoká závažnost a nízká pravděpodobnost. Pro tato rizika musí být rovněž vypracovány akční plány. Rozdíl je v tom, kdo by měl tyto plány po dokončení předat. Protože je nepravděpodobné, že se tato rizika vyskytnou, měly by být tyto plány sdíleny s menším počtem zaměstnanců.
• Průměrná závažnost a průměrná pravděpodobnost nebo nízká závažnost a vysoká pravděpodobnost. Zvažte vytvoření akčního plánu pro řešení těchto rizik. Může být možné shromáždit menší skupinu zúčastněných stran nebo zaujmout méně přísný přístup k procesu plánování. Ale mít obecný plán B, který nastiňuje, co dělat, pokud nastanou určitá rizika – zvláště pokud jsou pravděpodobná – je dobrou preventivní strategií.
• Střední závažnost a nízká pravděpodobnost, nízká závažnost a střední pravděpodobnost nebo nízká závažnost a nízká pravděpodobnost. Nevytvářejte akční plány pro tato rizika. Je nepravděpodobné, že vzniknou, a pokud ano, nebudou mít významný dopad na práci společnosti. Závažnost a pravděpodobnost takových rizik však stojí za to pravidelně přezkoumávat, protože se mohou měnit.

4. Vytvořte krizové plány pro nejvýznamnější rizika.

Vytvořte si krizový plán pro každé riziko, které považujete za důležité. Popište samotné riziko a opatření, která tým bude muset podniknout, pokud k němu dojde. Každý plán by měl nastínit všechny kroky, které je třeba učinit pro návrat k normálnímu provozu.

Akční plán by měl obsahovat následující informace:

• Události, při jejichž výskytu bude tento plán uveden do praxe
• Okamžité kroky
• Seznam osob, které je třeba informovat a zapojit do práce
• Klíčové oblasti odpovědnosti, v případě potřeby včetně matrice RACI
• Plán reakcí (to znamená, co je třeba udělat okamžitě, stejně jako akce, které by měly být provedeny později)

Řekněme, že jste označili nedostatek zaměstnanců za možné a vážné riziko. To bude mít významný dopad na fungování podniku, takže je potřeba vytvořit akční plán, jak se na takovou eventualitu připravit. Každá osoba v týmu má svůj vlastní vysoce specializovaný soubor dovedností, takže pokud odejde několik lidí současně, bude obtížné zvládnout všechny oblasti odpovědnosti. Akční plán by měl zahrnovat, kdo může převzít určité procesy nebo projekty, dokud se nenajdou náhrady, nebo jak zlepšit týmovou dokumentaci, aby se předešlo zásobám dovedností.

5. Dohodněte se na krizovém plánu.

Nezapomeňte o plánu informovat vedení společnosti a získat souhlas s opatřeními, která jsou v něm stanovena. To platí zejména při plánování na úrovni týmu nebo oddělení. Pohotovostní plán dává týmu schopnost rychle reagovat na riziko. Je však třeba dbát na to, aby byly provedeny správné kroky. Předběžné schválení vám navíc umožní uvést váš plán do praxe s jistotou, že jste na správné cestě, aniž byste museli žádat o schválení.

6. Rozšiřujte pohotovostní plány.

Jakmile budete mít plány, které potřebujete, sdílejte je se správnými lidmi. Ujistěte se, že každý ví, co máte v plánu udělat, takže pokud a až přijde čas jednat, všichni pracovali rychle a ve shodě. Uchovávejte pohotovostní plány v jediném zdroji pravdy, aby je každý mohl v případě potřeby najít.

Vytvoření projektu na platformě pro řízení práce je skvělý způsob, jak šířit plán a zajistit, aby každý měl průvodce krok za krokem, jak plán uvést do praxe.

7. Monitorujte pohotovostní plány

Akční plány často kontrolujte, aby byly aktuální. Zvažte nová rizika a nové příležitosti, jako je nástup nových zaměstnanců do společnosti nebo změny v obchodním klimatu. Pokud se k týmu připojí nový manažer, nezapomeňte mu poskytnout své plány ke schválení.

8. Podle potřeby vytvořte nové pohotovostní plány.

Je skvělé, pokud jste vytvořili pohotovostní plány pro všechna identifikovaná rizika, ale nezapomeňte neustále sledovat nové hrozby. Pokud objevíte nové riziko s dostatečně vysokou závažností nebo pravděpodobností, vytvořte pro toto riziko nový akční plán. Navíc, když se vracíte ke starým plánům, můžete si uvědomit, že některé ze scénářů, které vás kdysi znepokojovaly, se pravděpodobně nestane nebo již nebudou mít významný dopad.

Běžná úskalí krizového plánování (a jak se jim vyhnout)

Pohotovostní plán je mocný nástroj, který dokáže rychle obnovit normální provoz podniku. Aby proces nouzového plánování probíhal hladce, mějte na paměti následující problémy:

Nedostatečná podpora

Vypracování krizového plánu trvá dlouho, takže než začnete, nezapomeňte získat podporu managementu. Při vytváření plánu jej průběžně kontrolujte se zúčastněnými stranami, abyste se ujistili, že budou vyřešena všechna hlavní rizika a že bude vytvořen dobře promyšlený akční plán. To zajistí, že akční plán bude podporován a schválen příslušným vedením.

Předsudky proti myšlení plánu B

Některé firemní kultury nemají místo pro přemýšlení o plánu B. Mají tendenci vrhnout veškeré své úsilí na plán A v naději, že bude fungovat. Tento přístup však může organizaci ohrozit v mnohem větším měřítku, než kdyby byl plán B připraven předem.

Berte to jako kontrolu předpovědi počasí před vyplutím, abyste se náhodou nedostali do bouřky. Devětkrát z deseti se jasný slunečný den náhle nezmění v hurikán, ale vždy je nejlepší být připraven. Pohotovostní plán umožní společnosti připravit se na negativní vývoj a pomůže co nejrychleji obnovit podnikání do normálu.

Jednorázové krizové plány

Vytvoření krizového plánu vyžaduje značné úsilí. Někdy může být po dokončení práce lákavé si myslet, že byla odvedena dobře, a zapomenout na ni. Nevzdávejte se mu. Nezapomeňte si nastavit pravidelná připomenutí (třeba jednou nebo dvakrát ročně), abyste tento plán kontrolovali a v případě potřeby aktualizovali. Pokud se objeví nové hrozby nebo se změní obchodní procesy, úpravy krizového plánu zajistí nejefektivnější reakci na negativní vývoj.

Byl vytvořen krizový plán. co bude dál?

Ano, vytvoření krizového plánu dá hodně práce, ale pokud bude potřeba, budete rádi, že ho máte. Je však důležité nejen připravit spolehlivý akční plán, ale také jej pravidelně aktualizovat.

Být proaktivní může pomoci zmírnit rizika ještě předtím, než vůbec nastanou, takže nezapomeňte sdělit svůj plán pro nepředvídané události členům týmu, kteří budou zodpovědní za jeho implementaci, pokud dojde k hrozbě. Nenechávejte svůj nouzový plán jako dokument, na kterém se shromažďuje prach na poličce – jakmile bude vytvořen, měl by být k dispozici k použití!

Jakmile svůj plán vytvoříte, nezapomeňte jej uložit někam, kde bude přístupný všem zaměstnancům, například na platformě pro řízení projektů. Pokud přijde čas, kdy je třeba uvést do praxe jeden z vašich pohotovostních plánů, tým se může rychle pustit do práce, pokud jej lze snadno najít na místě, kde jej každý uvidí.

Co když váš hlavní dodavatel vyhlásil úpadek? Nebo si váš nejlepší zaměstnanec zlomil nohu a teď nebude moci několik měsíců pracovat? Takové nepředvídané okolnosti mohou odradit i toho nejsilnějšího vůdce. Proto byste na ně měli být připraveni. Plánování není jen něco globálního. To znamená myslet na malé události, jako je ztráta informací, člena týmu, dodavatele a podobně. V podnikání je důležité tyto případy předvídat, abyste v případě negativní události mohli okamžitě reagovat a situaci napravit.

Hodnocení rizik

Potřeba vytvořit krizový plán vyplývá z důkladné analýzy rizik a potíží, kterým může organizace čelit. To je také užitečné, když začínáte nový nebo dlouhodobý projekt – co se stane, když plán A selže? V obchodním světě se spousta věcí pokazí, protože existují desítky faktorů, které je těžké předvídat. Vytvořte si tedy „plán A“ a „plán B“ pro případ, že by se něco pokazilo.

Použijte následující zásady:

• Identifikujte všechny důležité procesy pro vaše podnikání. Pokud se objeví potíže, ovlivní nejprve nejdůležitější aspekty. Vyzdvihněte proto ty hlavní a analyzujte, jak můžete minimalizovat ztráty.
• Identifikujte rizika. Jaká konkrétní rizika vám mohou čelit? Jaký aspekt vašeho podnikání je nejdůležitější pro úspěch? Vytvořte seznam potenciálních hrozeb.
• Upřednostňujte rizika. Potenciálních hrozeb může být tolik, že budete přemoženi. Proto si přesně určete, jaká rizika budete řešit. Je velmi důležité nepřetěžovat plán. Musíte najít rozumnou rovnováhu mezi tím, co se nemusí nikdy stát, a adekvátní přípravou na možnou negativní situaci, na kterou můžete rychle a efektivně reagovat.
• Zvažte psychologické pozadí. Když dojde k mimořádné události, lidé jsou velmi nervózní, a i když mají plán B, nemusí se jím nutně řídit. Zapracujte tedy na duševní odolnosti svých lidí.

Plánování

Při vytváření plánu zvažte následující body:

• Vaším hlavním cílem je udržet vaše hlavní provozní procesy v chodu.. Jaká je minimální úroveň služeb a funkčnosti, které lze poskytnout v případě nepředvídané okolnosti?
• Nastavte časové úseky. Co je třeba udělat v první hodině po výskytu nepředvídané okolnosti? První den? V prvním týdnu?
• Definujte spouštěč. Jak poznáte, že je čas začít plán B? Rozhodněte se, jaká bude vaše první akce. Kdo bude odpovědný za realizaci plánu?
• Plán by měl být jednoduchý anapsáno srozumitelným jazykem. A jeho realizace by neměla vyvolávat zbytečné otázky.
• Zvažte omezení zdrojů. Jaké zdroje vám budou chybět v případě katastrofy?
• Definuj „úspěch“. Jak poznáte, že mimořádná událost byla překonána?
• Zahrňte plán B do standardních postupů. To může vyžadovat speciální školení vašeho týmu.
• Řídit rizika. Rizika lze obvykle minimalizovat.

Provádění a udržování plánu

Nebude stačit jednoduše napsat plán na kus papíru a odložit ho. Plán byste měli pravidelně kontrolovat a upravovat.

Zde je několik tipů:

• Sdílejte svůj plán s týmem.
• Poučte svůj tým o jeho rolích v případě nouze.
• Zajistěte školení týmu.
• Hodnotit výsledky učení.
• Čas od času svůj plán zkontrolujte.
• Distribuujte revidovaný a revidovaný plán svému týmu a zajistěte, aby byl starý plán odstraněn.

Audit plánu by měl být chápán jako:

• Přehodnocení rizik pro vaše podnikání.
• Analyzujte úsilí o kontrolu rizik a použijte jiné přístupy, pokud je vyžadováno příliš mnoho úsilí.
• Vedení brainstormingu o tom, jak rychle a efektivně jednat v případě nepředvídaných okolností.

Pohotovostní plán je často mnoha společnostmi ignorován. Vedoucí jsou již zaneprázdněni každodenní prací, takže často nemají dostatek času a chuti zabývat se takovými drobnostmi.

Samotné vytvoření takového plánu však neznamená, že byste měli alokovat další zdroje. Někdy stačí napsat jasné pokyny, přidělit povinnosti členům týmu a zajistit, aby každý jasně věděl, co má dělat.

Pokud si to můžete dovolit, pak také investujte prostředky – technologické, lidské, finanční. Jedná se o druh pojištění, které pomůže vaší firmě udržet se nad vodou. Pamatujte také, že někdy nepředvídaná okolnost postihne všechny společnosti v zemi nebo regionu, což znamená, že ti, kteří jsou na to nejlépe připraveni, budou mít konkurenční výhodu.

Přejeme vám hodně štěstí!

Doporučujeme také přečíst:

• Vyprávění
• Základy strategického životního plánování
• 10 lekcí produktivity od Benjamina Franklina
• Alps Method: Time Management pro pokročilé
• Jak překonat strach z bílé stránky
• Jak se správně rozhodovat: efektivní postupy
• Základy taktického plánování života
• Tajemství sebevzdělávání
• Jak vytvořit obsahový plán: užitečné tipy pro začátečníky
• SWOT analýza je účinným nástrojem pro rozvoj strategie rozvoje
• Jednoduché nástroje pro správu času: Stručný přehled