Napady

Archiv dokumentace – Stavba

Projektová dokumentace se používá méně často než technický pas bytového domu nebo potvrzení o převzetí díla. Když taková potřeba nastane, není vždy jasné, kdo ji má uložit a komu má být žádost zaslána. Odpovědi na hlavní otázky k projektové dokumentaci shromáždili v materiálu odborníci ze společnosti MKDexpert. Jak vysvětlili odborníci, správcovské organizace, společenství vlastníků bytů nebo bytová družstva mají ze zákona povinnost uchovávat projektovou dokumentaci a vlastníci jsou povinni se s ní seznámit a pořídit si kopie.

Prvním účelem projektové dokumentace je výstavba bytového domu, a tak se zprvu může zdát, že za její uložení odpovídá developer. Ve skutečnosti má řídící organizace také odpovědnost ve vztahu k těmto dokumentům. Projektová dokumentace jsou dokumenty, které se používají při výstavbě nebo rekonstrukci objektů. Včetně bytových domů s více byty. Skládá se z 12 sekcí. Každý z nich popisuje různé aspekty bytového domu – například pozemky, inženýrské vybavení a požárně bezpečnostní systémy. Podrobné složení projektové dokumentace je uvedeno v části 2 nařízení vlády Ruské federace ze dne 16.02.2008. února 87 č. XNUMX. Projektovou dokumentaci sestavuje developer, protože se primárně používá při stavbě domu. Obsahuje hlavní technické specifikace, které musí vývojář dodržovat. Tyto dokumenty také mohou potvrdit, že hotový dům plně odpovídá plánu, který developer předložil akcionářům při koupi bytů. Pokud se stavební organizace odchýlila od původního projektu, projektová dokumentace umožní vlastníkům tato porušení prokázat. Po uvedení domu do provozu se projektová dokumentace stává součástí technické dokumentace, která obsahuje informace o skladbě a stavu společné nemovitosti. Může to být buď originál nebo kopie. Taková ustanovení vyplývají z odst. 26 Pravidla pro údržbu společného majetku v bytových domech. Podle Part. 11.1 Art. 55 Územního plánu Ruské federace, po dokončení výstavby bytového domu musí mít developer k dispozici: výsledky projektových a průzkumných prací, projektovou dokumentaci a dokumentaci skutečného stavu. Po uvedení domu do provozu musí developer celý balík dokumentů předat organizaci, která bytový dům spravuje. Ta je obdrží podle potvrzení o převzetí a přebírá odpovědnost za skladování v souladu s odstavcem. 27 Pravidla pro údržbu společného majetku v bytových domech. Pokud se majitelé prostor rozhodnou změnit správcovskou organizaci nebo vytvořit HOA/bytové družstvo, musí předchozí správcovská organizace předat projektovou dokumentaci spolu s veškerou technickou dokumentací nové právnické osobě. Tato povinnost vyplývá z odst. 27 Pravidla pro údržbu společného majetku v bytových domech. I přes povinnost správcovské organizace / HOA / bytového družstva uložit projektovou dokumentaci jsou jejími vlastníky stále vlastníky prostor v domě. V některých případech mohou obyvatelé tyto dokumenty potřebovat. Například pokud developer nenainstaloval do bytu jednotlivá měřící zařízení nebo dětské hřiště ve dvoře, ačkoli takové objekty v projektu byly. Vlastníci prostor mají právo seznámit se s projektovou dokumentací, ale správcovská organizace / HOA / bytové družstvo není povinna ji předat nebo poskytnout kopie. Obyvatelé si proto mohou prohlédnout projektovou dokumentaci v kanceláři správcovské organizace nebo si na vlastní náklady pořídit fotokopie. Pro získání přístupu k projektové dokumentaci musí vlastník poslat žádost řídící organizaci. Manažerská organizace se musí dohodnout na vhodném čase návštěvy a poskytnout příležitost k přezkoumání projektové dokumentace. Pokud dojde ke ztrátě projektové dokumentace nebo chybí některé části, pak je obnova projektové dokumentace v kompetenci toho, kdo aktuálně odpovídá za její uložení. Pokud například developer uvedl dům do provozu a předal dokumentaci správcovské organizaci, pak je to ona, kdo odpovídá za bezpečnost projektové dokumentace. Obsah dokumentů je nutné při jejich předávání kontrolovat. Chybí-li jednotlivé části, musí být jejich absence zaznamenána v aktu. To je důležité, protože po podepsání dokumentu již nebude moci správcovská organizace / HOA / bytové družstvo na závadu upozornit. Lhůta pro obnovu dokumentů je omezena zákonem. Je to 3 měsíce ode dne, kdy organizace obdržela oznámení o změně řídící organizace, v souladu s odst.

Přečtěte si více

Co jedí dafnie?

Na základě materiálů z publikace „Má správcovská organizace uchovávat projektovou dokumentaci pro výstavbu bytových domů s více jednotkami“

Hlavním nástrojem pro práci je referenční kniha Názvy archivních dokumentů, která má hierarchickou strukturu.

Adresář „Názvy technických dokumentů“

Karta adresáře

Adresář se vyplňuje ručně pomocí pomocných komponent Vlastnosti, Archivní sekce и Archiv podsekcí nebo zkopírováním dříve vytvořené struktury. Funkce kopírování umožňuje vytvořit archivní strom s identickými sadami názvů dokumentů pro různé objekty vlastností. Dokumenty k jednomu majetku mohou být uloženy v různých specializovaných archivech společnosti, které mají různou strukturu. Zároveň se u různých druhů majetku může skladba dokumentů v rámci jednoho archivu lišit.

Vytvoření archivního dokumentu

Archivní dokument můžete vytvořit následujícími způsoby:

pomocí standardních funkcí systému – ze souboru nebo ze skeneru;
pomocí tlačítka „Vytvořit dokumenty“ v adresáři Názvy technických dokumentů;
pomocí skriptu Import dokumentů. V tomto případě je možné specifikovat detaily vytvářeného dokumentu.

Dokument je vytvořen pomocí formuláře Archivní dokument a typ karty Technická dokumentace.

Karta archivního dokumentu

Podrobnosti dokumentu pro import

Hledejte archivní dokumenty

Vyhledávání potřebných dokumentů se provádí několika způsoby:

vytváření vyhledávacích složek – výběrem potřebných vyhledávacích kritérií má uživatel přístup např.:
- ke všem dokumentům na konkrétním objektu;
- na doklady o veškerém majetku, který se nachází v určitém městě nebo regionu;
- na dokumenty konkrétního archivu, archivní sekce, archivní podsekce atd.
- na kartě adresáře „Archiv“ – zobrazí všechny dokumenty ve vybraném archivu;
- na kartě adresáře „Sekce archivu“ – zobrazí dokumenty pro vybranou sekci archivu;
- na kartě adresáře „Podsekce archivu“ – zobrazení dokumentů pro vybranou podsekci archivu;
- v adresářové kartě „Názvy archiválií“ – zobrazí dokumenty podle zvoleného názvu.
Generování reportů

Zpráva Inventarizace dokumentů vygenerované kliknutím na tlačítko „Inventář“ v adresáři záznamy. Sestava obsahuje seznam dokumentů vytvořených v systému, obsažených ve vybraném archivu pro zadanou nemovitost a odkazy na ně.

Zpráva Inventář obsahuje informace o obsahu vybraného archivu s ohledem na zadané parametry: podle objektu vlastnosti, podle celého archivu, podle sekce archivu, podle podsekce archivu. Výkaz se generuje kliknutím na tlačítko „Inventář“ na kartách adresáře záznamy, Archivní sekce, Archiv podsekcí:

Obsah archivu můžete také analyzovat pomocí filtrů a seskupení v adresáři Názvy technických dokumentů, následovaný exportem obsahu obrazovky do Excelu.

Registr vydání se generuje kliknutím na tlačítko „Evidence vydání“ na kartě dokladu nebo v adresáři Názvy technických dokumentů a obsahuje informace o pohybu originálu dokladu s uvedením místa, data vystavení a vrácení dokladu. Data pro sestavu jsou obsažena na záložce Vystavení karty archivního dokumentu.

Obchodní efekt

Technické řešení „Archiv technické a stavební dokumentace“ umožní realizovat možnosti archivní evidence, snížení časových a mzdových nákladů na práci s archiváliemi ukládáním a zpracováním dokumentů v elektronické podobě. Jeho použití vám umožní dosáhnout následujícího efektu:
1. Pro pracovníky archivu:
  - automatizovat účtování archivních dokumentů;
  - kontrolovat úplnost archiválií;
  - flexibilně omezit přístup k archivním dokumentům;
  - zajistit bezpečnost (snížit fyzické opotřebení) originálních papírových archiválií poskytováním elektronických kopií dokumentů uživatelům archivu.
2. Pro zaměstnance organizace:
  - provádět nezávislé vyhledávání archivních dokumentů;
  - zkrátit čas na vyhledávání a práci s archivními dokumenty pomocí elektronických kopií papírových dokumentů.