Archiv dokumentace – vaše řešení

Poskytuje bezpečné ukládání elektronických dokumentů jakéhokoli typu v rámci jediného integrovaného podnikového úložiště

Elektronický archiv dokumentů v organizaci umožňuje

Vytvořte firemní úložiště miliony elektronických dokumentů různých typů v jediném informačním systému.

Uvolněte další informační systémy organizace s převodem dokumentů dlouhodobého uložení do elektronického archivu.

Dodržujte právní předpisy, snížit rizika pokut a sankcí, zjednodušit práci archivu a automatizovat rutinní kancelářské procesy.

Zajistit integritu a právní platnost elektronické dokumenty po celou dobu uchovávání.

Elektronické archivní systémy od Digital Design

• Jediné proprietární úložiště příchozích, odchozích, elektronických a naskenovaných finančních dokumentů.
• Tvorba sad a balíků, hromadné nahrání dokumentů na vyžádání.
• Koordinace a schvalování finančních dokumentů v archivním systému, podepisování elektronickým podpisem.
• Vytvoření archivu primární dokumentace pro účely daňové kontroly.
• Integrace s operátory toku elektronických dokumentů a účetními systémy.
• Vstup datového proudu a čárové kódování dokumentů.

• Organizace elektronického archivu všech typů technických dokumentů: naskenovaných a zpočátku digitálních.
• Poskytování přístupu pro inženýrské a provozní služby k archivním dokumentům.
• Skladování projektové, odhadní, výkonné, provozní a opravné dokumentace.
• Ukládání a komprese obrazů dokumentů pro práci přes nízkorychlostní komunikační kanály.
• Integrace se systémy údržby a oprav a GIS.

• Dlouhodobé uchovávání všech typů elektronických dokumentů podepsaných elektronickým podpisem.
• Mechanismy pro zajištění integrity a zachování právního významu elektronických dokumentů.
• Soulad s požadavky federálního zákona ze dne 22.10.2004. října 125 č. 20.12.2019-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“, příkazy Federálního archivního úřadu ze dne 236. prosince 31.07.2023 č. 77 a ze dne XNUMX. července XNUMX č. XNUMX .

• Integrace se systémy správy dokumentů.
• Organizace úložných systémů pro zajištění dlouhodobého uložení dokumentů.
• Automatizace procesů uchovávání archiválií požadovaná nařízením Spolkového archivu ze dne 31.07.2023 č. 77.

• Jednotný archiv elektronických personálních dokumentů.
• Dlouhodobé uchovávání personálních dokumentů v souladu s archivní legislativou a požadavky na ochranu osobních údajů.

Prodiskutujte detaily projektu s odborníkem a spočítejte si náklady na elektronický archiv

Funkčnost elektronických archivních systémů

Integrace se systémy

Archiv je plněn z EDI, EDMS, účetních a dalších podnikových informačních systémů.

Systém umožňuje používat elektronický podpis, a to i ve formátu CAdES-A pro dlouhodobé ukládání a provádí zálohování a šifrování souborů.

Adaptabilita a mobilita

Díky adaptivnímu rozložení můžete v systému pracovat pomocí telefonu nebo tabletu.

Karta dokumentu generuje zprávy o akcích uživatele: kdo ji otevřel, jaké změny provedl, na jaké soubory se díval.

Platforma Docsvision v srdci systému vám umožňuje rychle měnit konfiguraci archivu, škálovat a také vyvíjet řešení sami.

Správné zničení dokumentů

Pro snížení nákladů na údržbu archivu řešení počítá se zničením dokumentů po uplynutí doby uložení. Skutečnost zničení je zdokumentována.

Důvěrnost dokumentů je zajištěna nastavením přístupových práv uživatelů podle jejich účtů, členství v určených skupinách a rolích.

Fulltextové, atributové a prediktivní vyhledávání

Uživatelé rychle najdou dokumenty, aby mohli vytvářet dotazy a stahovat je.

Technologické vlastnosti

Ruská nízkokódová platforma Docsvision

Aplikační server – Astra Linux/MS Windows Server

DBMS PostgreSQL/Tantor/
MS SQL

Úspěšně nahrazujeme importy: Microsoft Sharepoint, Opentext, IBM Lotus Notes/Domino, IBM FileNet, Documentum.

Rozhraní systému elektronické archivace dokumentů

Naše zkušenosti

Podrobné informace o funkčnosti řešení, funkcích
implementace a použití prezentované na webových seminářích

Poskytuje schopnost systematizovat a ukládat dokumenty v digitální podobě s přihlédnutím k individuálním úkolům a potřebám organizace v souladu s federálním zákonem ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“, pravidly ruského archivu a doporučení VNIIDAD.

Organizace archivu elektronických dokumentů

• Zajišťuje bezpečnost a zabezpečení firemních dat, rychlý a bezpečný přístup k informacím.
• Pomáhá odlehčit provozním informačním systémům od dokumentů, které opustily provozní workflow.
• Automatizuje postupy související s ukládáním, pořizováním, účtováním, používáním a ničením elektronických dokumentů.
• Umožňuje implementovat specializovaná řešení pro různé aplikované úkoly (personální, technické, finanční archivy), stejně jako zajistit uložení celého dokumentačního fondu organizace zavedením elektronického úložného systému v souladu s pravidly schválenými objednávkou Spolkový archiv ze dne 31.07.2023. července 77 č. XNUMX.

Správná správa dokumentů hraje klíčovou roli v práci každé organizace. Postupem času se však objem hlášení a dat zvyšuje, což vyžaduje zvláštní pozornost jejich ukládání. Přenos souborů do archivního úložiště se stává důležitým krokem ve správě dokumentů, zajišťuje bezpečnost cenných informací a zjednodušuje přístup k nim v budoucnu.

„Archiv a expertíza“ nabízí služby pro archivaci a zkoumání hodnoty dokumentů. Garantujeme bezpečnost vašich dat a přísné dodržování platné legislativy.

Zanechte své kontakty – manažer vám podrobně řekne o službě a připraví výhodnou obchodní nabídku

Jaké dokumenty podléhají archivaci?

Dokumenty, které se liší významem, dobou uložení a právním postavením, podléhají dlouhodobému uchovávání a předávání do archivu:

• Právní a regulační: ustavující dokumenty, licence, patenty, dohody, smlouvy, soudní rozhodnutí a další právní akty.
• Finanční: účetní knihy, daňová přiznání, účetní závěrky, výplatní pásky, bankovní výpisy a další finanční záznamy.
• Vedení: zápisy z jednání, rozhodnutí představenstva, příkazy, pokyny, plány a zprávy o realizaci projektu.
• Personalistika: osobní spisy propuštěných zaměstnanců, pracovní smlouvy, příkazy k přijetí a propuštění, dokumenty o ochraně práce.
• Výroba a proces: technické výkresy, specifikace, provozní pokyny, výrobní deníky a další dokumenty související s výrobním procesem.
• Korespondence a obchodní korespondence: příchozí a odchozí pošta, e-maily, memoranda a další formy obchodní korespondence.
• Vědecké a výzkumné materiály: vědecké výzkumné zprávy, dizertační práce, experimentální data, patentové studie a další materiály související s vědeckou činností.

Před podáním souborů k archivaci musí být správně klasifikovány a systematizovány, aby byla zajištěna bezpečnost dat a snadné použití v budoucnu.

Kdy přenést dokumentaci do archivního úložiště

Předání dokumentů k archivnímu uložení musí být provedeno v souladu se stanovenými regulačními lhůtami a specifiky činnosti konkrétní organizace. Existují však obecná doporučení, která pomáhají určit podmínky, po kterých je lepší dokumenty přenést do archivního úložiště.

Vypršení doby aktivního používání

Dokumenty dokončené v kancelářské práci, které se již nepoužívají v běžné činnosti, ale mají právní, finanční nebo historickou hodnotu, by měly být převedeny do archivu nejdříve 1 rok a nejpozději 3 roky ode dne jejich dokončení v kancelářské práci.

Konec finančního roku

Po skončení finančního roku mnoho organizací provádí audit účetních zpráv a nahromaděných případů a uvolňuje místo na policích ve svých kancelářích. To je ten správný čas na přípravu finanční dokumentace pro archivní uložení a následný převod do archivu.

Kompletace projektů, smluv

Dokumenty týkající se dokončených projektů nebo smluv lze po sečtení a uzavření všech závazků přenést do archivu k následnému uložení.

Po uplynutí stanovených skladovacích lhůt

Archivní řád Ruské federace stanoví postup předávání dokumentů k dalšímu archivnímu uložení. Strukturální divize musí uchovávat své dokumenty po dobu nejméně 1 roku a nejvýše 3 let od data ukončení kancelářské práce. Je důležité si uvědomit, že v závislosti na typu dokumentů stanoví legislativa jasné podmínky pro jejich uchovávání. Po uplynutí těchto lhůt může právnická osoba provést výběr se sepsáním zákona a poté papír zničit na skartovačce.

Pravidelné audity

Pravidelné kontroly dokumentů a posouzení jejich relevantnosti umožňují včasnou identifikaci těch, které jsou předmětem archivace. Tyto kontroly lze provádět jednou ročně nebo každých několik let.

Organizační změny

V případě reorganizace, likvidace nebo fúze společností se doporučuje zkontrolovat a přenést dokumenty do archivu pro zjednodušení dalšího přístupu k informacím.

Archivační lhůty pro soubory

Lhůty pro uložení dokumentů v archivu mohou být trvalé, dlouhodobé nebo dočasné. Existují předpisy upravující doby uchovávání různých typů dokumentů (federální zákon ze dne 22.10.2004. října 125 N 06.12.2011-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“; federální zákon ze dne 402. prosince XNUMX N XNUMX-FZ „O účetnictví“; Pravidla pro organizaci ukládání, získávání, evidenci a používání dokumentů z Archivního fondu Ruské federace a dalších archivních dokumentů v organizacích).

Trvalé úložiště

• Ustavující dokumenty (charty, ustavující smlouvy).
• Zápisy z jednání nejvyššího řídícího orgánu.
• Doklady o právech k nemovitostem a pozemkům.
• Historicky významné dokumenty (podnikové archivy, strategické plány).

Dlouhodobé skladování

• Účetní výkazy – až 10 let.
• Osobní spisy zaměstnanců – do 75 let věku.
• Dohody a smlouvy po jejich ukončení – od 5 do 10 let.
• Dokumenty BOZP – až 45 let.

Dočasné skladování (od 5 do 15 let)

• Účetní a finanční doklady – 5 let.
• Výplatní pásky a doklady o zúčtování – 5 let.
• Doklady o realizaci projektu (zákony) – 5 let.
• Doklady o hospodářské činnosti (smlouvy, inventární knihy, úkony) – 5 let.

Krátkodobé skladování (až 5 let)

• Korespondence (obchodní korespondence, kancelářské poznámky) – 3 roky.
• Aktuální pracovní dokumenty, plány a zprávy – 3-5 let.
• Kopie dokumentů – dokud potřeba nepomine.

Doba skladování závisí na zákonných požadavcích, průmyslových standardech a vnitřních předpisech organizace. Při určování doby uložení je důležité zohlednit nejen předpisy, ale i praktickou potřebu uchování některých dokumentů pro vnitřní potřebu.

Požadavky na podávání případů

Příprava a registrace souborů pro archivaci musí být provedena v souladu s několika klíčovými požadavky:

• provádění hodnotového zkoumání;
• akvizice a systemizace v souladu s regulačními požadavky;
• číslování;
• správný design krytu;
• odstranění kovových sponek;
• firmware nebo vazba;
• příprava certifikačních listů;
• sestavení soupisu;
• vyhotovování úkonů předání dokumentace do archivu.

Jak připravit soubory pro přenos do archivu

Příprava souborů pro přenos do archivu zahrnuje několik důležitých kroků, které pomáhají zajistit bezpečnost dokumentů a jejich pohodlné použití v budoucnu.

Zkouška hodnot

Zkoumání hodnoty dokumentů je proces posuzování a výběru dokumentů s cílem určit jejich budoucí osud: dlouhodobé uložení, dočasné uložení nebo zničení. Tento důležitý úkol plní odborná komise, která zajišťuje platnost přijatých rozhodnutí.

Složení a struktura odborné komise

V komisi jsou zaměstnanci organizace, kteří mají znalosti v oblasti kancelářské práce, archivních záležitostí a činnosti oddělení. Mohou to být vedoucí oddělení, právníci, účetní a specialisté na řízení kanceláří. V čele komise stojí předseda jmenovaný vrcholným vedením společnosti. Dále je jmenován tajemník a členové komise.

Funkce a úkoly komise

Komise hodnotí právní, historický a praktický význam dokumentů. Pracovní skupina stanoví, co by mělo být klasifikováno jako dokumenty s trvalou a dlouhodobou dobou uložení. Komise také zjišťuje, jaká dokumentace může být zničena po uplynutí doby uložení a vyhotovuje příslušné zprávy. Na základě výsledků práce komise se dohodnou soupisy, akty a další referenční dokumenty.

Hlavní etapy práce komise

1. Příprava na schůzku. Je stanovena agenda a připraveny potřebné dokumenty. Členové komise jsou seznámeni s předpisy a vnitřními předpisy upravujícími dobu a postup ukládání dokumentace.
2. zasedání komise. Každý dokument předložený ke kontrole je přezkoumán a prodiskutován. Rozhodnutí výboru se přijímají hlasováním nebo konsensem.
3. Dokumentace. Rozhodnutí komise musí být zdokumentována. Z jednání se pořizuje zápis, do kterého se zapisují všechny verdikty pracovní skupiny, domlouvají se soupisy a úkony. Teprve na základě závěru odborné komise je předání případů do archivu organizace, státního nebo soukromého úložiště.

Kritéria pro posouzení hodnoty dokumentů

• Legislativní normy regulované povinnými lhůtami uchovávání hlášení.
• Právní význam.
• Praktická nutnost.
• Historická hodnota.
• Ekonomická výhodnost.

Kontrola a systematizace

Je důležité, aby všechny dokumenty byly podepsané, obsahovaly potřebné údaje a nechyběly na nich žádné stránky. Věci by měly být uspořádány v logickém nebo chronologickém pořadí.

Registrace

Tato fáze přípravy případů k předání do archivu probíhá v několika krocích. Nejprve jsou stránky každého případu očíslovány. Může být end-to-end nebo založen na samostatných dokumentech. Poté se vytvoří certifikační list. Ukládá se na konci případu a obsahuje informace o počtu listů, rysech číslování (například přítomnost čísel písmen nebo chybějících stránek) a také o přítomnosti vnitřních zásob, pokud existují. Certifikační list je podepsán zpracovatelem a slouží jako záruka správného provedení případu před předáním do archivu.

Na obalu případu je uveden název organizace, strukturální jednotka, rejstřík, název, datum zahájení a ukončení případu, počet listů a další potřebné údaje.

Tělesná zdatnost

Je důležité si uvědomit, že před přenosem do archivu je vyžadováno speciální zpracování dokumentů. Kovové sponky, sponky a jiné předměty musí být z papírů odstraněny v souladu se zákonnými požadavky. Předejdete tak poškození.

V případě potřeby je pouzdro potaženo silnou nití pomocí pevného kartonového krytu. Je také možné použít speciální archivní složky. Je důležité zajistit, aby byly dokumenty v dobrém stavu. V případě potřeby se provádějí restaurátorské práce.

Vypracování aktu o převodu

Vytváření případů pro odeslání do archivu zahrnuje vypracování aktu o převodu, který uvádí seznam dokumentů, jejich počet a hlavní charakteristiky. Akt podepisují odpovědné osoby a schvaluje vedoucí organizace.

Balení a doprava

Chcete-li přenést dokumentaci do archivu třetí strany, budete muset připravit krabice nebo kontejnery, které zajistí jejich bezpečnost během přepravy a skladování. Každý balíček musí být označen názvem organizace, rejstříkem, počtem případů a dalšími důležitými informacemi.

Registrace a umístění v archivu

Konečná fáze přípravy dokumentů pro přenos do archivu, která vyžaduje pečlivé provedení. Přijaté případy musí být správně evidovány v úložišti a zaneseny do archivních soupisů a katalogů. Krabice s dokumentací jsou umístěny na určených regálech nebo jiných skladovacích místech v souladu se stanovenými pravidly.

Kam zasílat dokumenty, které vyžadují dlouhodobé uložení

Při výběru umístění pro uložení dokumentů mají organizace na výběr několik možností.

Skladování v areálu firmy

V tomto případě musí mít kancelář speciální místnost nebo místnost archivu, která splňuje požadavky na bezpečnost a zabezpečení. Sklad musí udržovat optimální teplotní a vlhkostní podmínky pro bezpečnost dokumentů (teplota 17 až 22 °C, vlhkost 40 až 60 %). Místnost je vybavena kovovými regály, skříněmi, šanony a boxy, které poskytují bezpečné skladování.

Dále je nutné instalovat protipožární systémy, zabezpečovací signalizaci a zajistit kontrolu vstupu. Je nutné přijmout kvalifikované pracovníky nebo proškolit stávající personál v základech archivnictví.

Hlavní výhodou uspořádání archivu v prostorách firmy je rychlý přístup k informacím. Existuje mnohem více nevýhod:

• vysoké náklady na vybavení, organizaci ukládání souborů v archivu;
• musí být volný prostor pro organizaci skladování;
• Za zajištění bezpečnosti dat jsou odpovědní pověření zaměstnanci.

Státní archiv

Povinnému převodu do státního archivu podléhají pouze dokumenty s trvalou dobou uložení státních organizací a výkonných orgánů. K uložení mohou být přijaty i dokumenty od organizací, které mají se státním archivem smlouvu a jsou jeho zdrojem akvizice. Ostatní právnické osoby převádějí své dokumenty do státního úložiště až při likvidaci.

Před zahájením řízení je nutné provést kontrolu hodnoty, vytvoření a připravit dokumenty v souladu s požadavky (číslování, inventář, certifikační listy). Standardně jsou vypracovány převodní akty, které schvaluje vedení organizace a odsouhlasuje archiv. Archiv přebírá dokumentaci, kontroluje její stav a dodržování stanovených požadavků.

Soukromá archivní společnost “Archiv a odbornost”

Kontaktováním nás získá vaše společnost mnoho výhod tím, že zajistí bezpečné úložiště a přístup k dokumentům.

V procesu spolupráce naši specialisté poskytují služby na klíč. Provádí se systemizace, výběr, příprava inventur a všechny další potřebné etapy přípravy dokumentů k archivaci.

Garantujeme uložení dokumentů v souladu se všemi regulačními požadavky, včetně zachování optimálních teplotních a vlhkostních podmínek, bezpečnosti a požární ochrany. V případě potřeby získáte rychlý přístup k dokumentům na vyžádání nebo rychlé doručení potřebného papíru přímo do kanceláře. Poskytujeme i doplňkové služby – skenování (černobílé, barevné, širokoformátové), likvidaci dokumentů a mnoho dalšího.

Výhody spolupráce s námi

• Široká nabídka služeb. Vyberte si rozsah služeb, které potřebujete, a my za ně nabídneme nejvýhodnější ceny.
• Vysoká profesionalita. Náš tým tvoří zkušení specialisté, kteří znají všechny nuance archivace.
• Úspora místa a zdrojů. Nemusíte přidělovat samostatný prostor pro ukládání dokumentů ve vaší organizaci, nákup vybavení, najímání nebo školení personálu.
• Záruka a spolehlivost. Správné uložení dokumentů minimalizuje riziko ztráty nebo poškození důležitých dat.
• Soukromí a bezpečnost. Zaručujeme vysokou úroveň ochrany vašich dat dodržováním přísných standardů zabezpečení a důvěrnosti.

Kontaktování naší společnosti je spolehlivým řešením pro moderní organizace, které se snaží optimalizovat své procesy a soustředit se na klíčové činnosti a důvěřují profesionálům, že se o své dokumenty postarají.