Domácí archiv – tipy a řešení

S problémem vytváření archivů se lidstvo potýká téměř od zrodu písma. Význam uložených informací byl vždy velký. Proto hlavním kustodem Alexandrijské knihovny nebyl kdokoli, ale přímý následník egyptského trůnu. Pro Archiméda ani v hodině smrti nebylo nic důležitějšího než jeho kresby. Za vlády posledních Rurikovičů byly dokonce kremelské věže využívány k ukládání archivů.

Uplynula staletí, ale ani v naší době neztratil problém archivů svůj význam. Navíc získala skutečně kyklopské měřítko, protože dnes je množství generované dokumentace zcela nesrovnatelné s minulými staletími.

Problémy správy archivu

Tyto problémy lze rozdělit do několika bloků.

Nedostatek místa při tradičním způsobu ukládání dokumentů. Každá organizace neustále vytváří stále více papírových dokumentů, z nichž značná část je dlouhodobě uchovávána. Je to dáno buď regulační legislativou, nebo přímo potřebami organizace. Problém rozšiřování úložného prostoru neustále vzniká, ale zároveň je nutné zajistit splnění všech požadavků na ně: určité ukazatele vlhkosti, teploty, osvětlení. Pokud není archiv správně uspořádán, můžete ztratit důležité dokumenty, které pak nebude možné obnovit. Mezitím některé z nich musí být skladovány až 75 let.

Regulační regulace a metodika. V této věci hraje důležitou roli otázka stanovení hodnoty dokumentů: externích a interních. Vnější hodnotu upravují právní normy. Interní – podle potřeb samotné firmy. Zákon například vyžaduje uchovávání určitých typů dokumentace (o strojích, zařízeních, technických postupech atd.) po dobu 10 let, přičemž ve skutečnosti mohou být potřebné po dobu 60 a více let. Z tohoto důvodu musí společnosti nezávisle určit, které dokumenty by měly být uchovávány déle, než vyžaduje zákon.

Některé velké hutní podniky stále provozují výrobní prvky z dob NDR (otevřené nístějové pece apod.). Jejich údržba a rekonstrukce si vyžádaly dokumentaci, která musela být uložena.

Problém posuzování vnitřního významu dokumentů je rovněž aktuální zejména v podnicích, které jsou zdroji akvizice státních archivů. Jedná se především o organizace významného historického významu.

Problémem je nedostatek kvalifikovaného personálu. Jen velmi málo specialistů dokáže správně prozkoumat dokumenty z hlediska jejich hodnoty pro podnik. K tomu je nutné sestavit odbornou komisi se zapojením vysoce kvalifikovaných specialistů (hlavní inženýr, hlavní technolog atd.). Pouze oni mohou učinit informované rozhodnutí, zda může být dokumentace, která má být odepsána, nezbytná. Mezitím jsou tito specialisté obvykle zaneprázdněni jinými důležitými záležitostmi a účast v komisi je na dlouhou dobu odvede od jejich bezprostředních povinností.

Ochrana informací. Tento problém je relevantní pro high-tech průmysl, který vlastní určité know-how. Většina archivářů v těchto podnicích pobírá velmi nízké platy, což je nutí brát lidský faktor vážně. Bez ohledu na to, jak důležitý je dokument, stejně skončí v rukou běžného archiváře a od něj se technologické novinky mohou přenést na konkurenci.

Neměli bychom zapomínat na normy pro uchovávání dokumentace, při nedodržení mohou právně významné dokumenty ztratit platnost (od vybledlého podpisu až po úplné zničení). Při sebemenším nedodržení postupu ukládání se může celá sbírka listin „vyprázdnit“. Praxe však ukazuje, že pro archivy nejsou na základě zbytků přidělovány nejlepší prostory, takže pravděpodobnost ztráty potřebných dokumentů v důsledku nesprávného skladování je velmi vysoká.

Problém destrukce. S obrovskými objemy dokumentů je každý rok nutné je odepsat a následně zničit v souladu s postupy regulovanými GOST a vnitřními předpisy. K takovému zničení je třeba buď najmout speciální firmu, nebo zorganizovat odvoz dokumentace a dodání oprávněného pozorovatele na skládku. Vypalování dokumentů navíc škodí životnímu prostředí.

Řešení problémů

Jediným řešením výše uvedených problémů je přechod na elektronické archivy. Poskytuje řadu nepopiratelných výhod. Ano, archiv bude stále sloučen, protože ne všechny dokumenty lze uchovávat elektronicky, ale závažnost problému se výrazně sníží.

Pro co nejlepší organizaci a správu takových archivů má největší smysl používat kontinuální systémy s uzavřenou smyčkou, kde jsou dokumenty zpočátku vytvářeny v elektronickém formátu, procházejí svým životním cyklem a vstupují do archivu ve stejné podobě.

Jedním z lídrů v elektronické archivaci je Directum EDMS. Použití tohoto systému nyní umožňuje netisknout významnou část dokumentů na papír. Může se jednat o úřední a externí korespondenci. Při správném vnitřním předpisu lze 90 % organizačních a administrativních dokumentů vytvářet a uchovávat také v elektronické podobě.

V budoucnu, s dalším rozvojem právně významného toku dokumentů v Rusku, Directum zajistí tvorbu, správu a ukládání veškeré smluvní a účetní dokumentace. Podporou používání elektronických digitálních podpisů pomáhá systém Directum zajistit centralizované ukládání dokumentů při zachování jejich právního významu. Na základě Directum je možné vytvořit nomenklaturu souborů – hlavní pokyny, které určují doby uložení dokumentů v archivu a umožňují jejich systematizaci a správu fondů. Kromě toho je na základě systému možné vytvořit kritéria pro automatické určování hodnoty dokumentů, což výrazně usnadní práci při jejich pravidelném zkoumání a sníží rizika podniků a organizací ze ztráty kritických obchodních informací.

Nepopiratelnou výhodou elektronického archivu je vedle výrazné úspory fyzického prostoru možnost ochrany jednotlivých sad dokumentů a rozlišení přístupových práv k nim. Takže zejména systém Directum umožňuje zablokovat přístup k určitým informacím, čímž zajišťuje jejich důvěrné uložení. Další výhodou elektronického archivu je možnost jeho extrateritoriální distribuce pro zálohování. I když se s hlavním serverem něco stane, archiv zálohy zůstane.

Další výhodou a pobídkou pro rozvoj elektronického ukládání dokumentů je významný pokrok v oblasti regulační regulace elektronických archivů. Zejména změny týkající se základních pravidel pro provozování archivu organizace.

Shrneme-li výše uvedené, musíme konstatovat skutečnost, že nejen blízká budoucnost, ale i současná současnost vyžaduje, aby všechny organizace, zejména velké podniky a holdingy, začaly okamžitě pracovat na vytváření a zdokonalování elektronických archivů a minimalizovaly tok papírových dokumentů. v důsledku toho se snižuje počet skladovaných papírových médií.

Otázky?

Odpoví Artem Tropin, analytik implementační skupiny EDMS/ECM v Softline, [email protected]